Статьи

Чек-лист Как сократить штат отдела продаж на 30% с помощью автоматизации


За основу взят  наш кейс ,  крупной оптовой b2b компании в сфере Horeca   (название не разглашается ,подписан NDA) 

Для реализации данного проекта  мы выполнили следующие задачи :

1.Описали все  процессы , выполняемые сотрудниками  отдела продаж и определили затраты времени (приблизительно) на каждый процесс. 

Для этого мы :
  • использовали  тайм-трекер
  • провели интервью сотрудников  
  • лично наблюдали за каждым процессом.

В результате наиболее трудоемкими процессами отдела продаж оказались следующие :
  • Прием заказов
  • Разнесение платежей и работа с дебеторкой
  • Отправка клиентам смс и писем с КП , счетами на оплату и подтверждениями заказов
  • Составление ,согласование и подписание договоров 

2.После чего  мы приступили к автоматизации каждого их этих процессов

2.1
Автоматизация процесса приема заказов .
На тот момент процесс выполнялся  в телефонном режиме или с помощью бланков в ексель ,которые клиенты присылали на почту/вайбер
В данном процессе участвовало 5 менеджеров ,почти полный рабочий день.
Для автоматизации процесса мы разработали онлайн-кабинет ,где клиент мог в режиме 24/7 с помощью ПК или смартфона сделать онлайн-заказ . 

А для того , чтобы ускорить процесс перехода клиентов в онлайн мы выполнили следующие действия:
а)Автоматически создали клиентам личные кабинеты и отправили каждому  сообщение с доступом. Поэтому у клиентов не было необходимости  тратить время на регистрацию.
б)Провели в течении одного месяца акцию : 5% за заказ сделанный онлайн

В ИТОГЕ : через 3 месяца количество онлайн-заказов  достигло 52% ,что позволило уверенно и безболезненно сократить двух менеджеров 

2.2
Автоматизация процесса "Разнесение платежей и работа с дебеторкой" .
В данном процессе на тот момент участвовало 2 менеджера ,которые выполняли следующие задачи:
а)Напоминали клиентам о необходимости оплатить. Задержки оплат со стороны клиентов были связаны с неудобством оплаты по счету: необходимо зайти в онлайн-банк , ввести реквизиты и назначение или же сходить в кассу банка и простоять в очереди.
б)Платеж иногда идет 3 банковских дня ,поэтому менеджерам приходилось еще и  запрашивать у клиентов квитанции  и обрабатывать их.
в)Вручную разносили неопознанные платежи ,в случае если при оплате клиент забывал указать назначение платежа.
В  итоге 2 менеджера  тратили на это почти все свое рабочее время.

Для частичной  автоматизации данного  процесса  мы внедрили возможность онлайн-оплаты с помощью подключения  платежной системы Wayforpay и  сервиса смс-рассылки Atompark ,а также интеграции этих сервисов с 1С .
В итоге система  работала следующим образом:
После заказа ( не важно как по телефону , онлайн или вайбер) клиент в смс и имейл получал ссылку на веб-страницу ,где можно было внести оплату с помощью карты . 

Преимуществом такой системы является следующее:
а)Реквизиты компании и назначение платежа уже зашиты в систему, что экономит время клиентов и исключает вероятность ошибки .
б)Оплатить можно быстро и удобно со смартфона в 2 клика. 
в)Информация о платеже через платежную систему поступает в 1С за 5 минут, что позволяло мгновенно увидеть заход денег и исключало необходимость запрашивать у клиентов квитанции.

Для ускорения процесса перевода клиентов  в онлайн ,мы сроком на 1 месяц запустили акцию: "если оплата сделана онлайн ,то клиент получает скидку 2% на заказ"

Для юр.лиц это конечно не удобная система, но значительная часть клиентов компании - это ФОПы ,которые с радостью  были готовы оплачивать картой. 
Кстати перед технической реализацией мы провели опрос клиентов , чтобы убедиться в необходимости внедрения.

Уже через 2 месяца количество онлайн-платежей дошло до 48%, что позволило полностью исключить одного сотрудника из данного процесса.

2.3
Автоматизация процесса "Отправка клиентам смс(писем)  с КП , счетами на оплату ,подтверждениями заказов, уведомлениями о смене цен и т.д."
На тот момент сотрудники  тратили на процесс в совокупности 4 часа ежедневно ,которые нам необходимо было сэкономить с помощью автоматизации.
Данные процесс мы автоматизировали с помощью 1С , которой пользовалась компания.
Для этого нам понадобилось:
а)интегрировать 1С  по API с сервисом смс и имейл рассылки Atompark 
б)единоразово настроить в 1С триггеры - события после которых система должна автоматически (без какого либо участия человека) отправить  сообщение клиенту на указанный в его карточки номер(имейл) . 

2.4
Автоматизация процесса "Составление  и подписание  договоров" 
Данный процесс выполнял 1 менеджер и ежедневно тратил на это около 2-3 часов времени. Сотрудник заполнял  поля в шаблоне договора в word , после чего отправлял файл на почту юристу , юрист визировал и пересылал менеджеру  обратно. После чего менеджер отправлял клиенту файл на почту и ждал от него оригинал с подписью ,который клиент присылал новой почтой или курьером .И прикреплял скан  оригинала в 1С. 

Все это мы автоматизировали следующим образом:
Интегрировали 1С с сервисом электронного документооборота "Вчасно" (аналог Медок) 
Настроили в 1С автоматические алгоритмы и триггеры.
После чего процесс стал работать следующим образом:
1.Нажатием одной кнопки 1С заполнял  все поля договора  автоматически . Данные для договора тянулись автоматом из карточки клиента и прайса. 
2.После чего 1С  создавал в системе задачу для юриста "Визирование" . Юрист одной кнопкой визирировал документ
3.После визирования 1С через сервис электронного документооборота "Вчасно" отправляла  клиенту договор + уведомляла его об этом в смс.
4.Клиент через свой кабинет в  сервисе "Вчасно"  ,используя ЕЦП, подписывал  договор .
5.В 1С в карточку клиента  из "Вчасно" отправлялся  статус "Подписано" 

Как видите менеджер в процессе  не участвует ,поэтому мы сэкономили еще 2-3 часа ежедневно.

Примечание: Если клиент не пользовался сервисом Вчасно и отказывался ,то мы предлагали ему 5% скидку на следующий заказ за регистрацию в сервисе ,что в любом случае окупалось за счет реферальной партнерской программы сервиса "Вчасно" :) 

В итоге за счет автоматизации в совокупности компания получила возможность сократить  4 сотрудника !

Проект конечно сложный ,но вполне реализуемый  и самое главное высокорентабельный .
Он позволил компании ежемесячно экономить на ЗП  до 70 тыс грн уже через 3 месяца после старта работы. И эта сумма экономии продолжает с каждым месяцем  увеличиваться с ростом количества клиентов и нагрузки соответственно .


Закажите бесплатный экспресс-аудит и получите от нашего эксперта

10 персональных рекомендаций по автоматизации вашего бизнеса.

Made on
Tilda